社外での商談時におさえておきたい待ち合わせや席順などのマナー

取引先の方との商談や打ち合わせは、必ずしも社内で行われるものばかりではありません。慣れない社外での商談をスマートに行うためには、マナーをしっかりと身に付けておくことが大切です。そこで今回は、社外での商談の際におさえておきたいマナーについて、大切なポイントを詳しく解説します。

待ち合わせのマナー

クライアントと待ち合わせをする際の主なマナーは、以下の通りです。

商談に使う場所は下見しておく

ネットでほとんどの情報が見られる時代とはいえ、商談に使う場所は必ず実際に下見をするようにしましょう。商談当日と同じ時間帯に同じ交通手段で現地まで行くことで、正確な所要時間が分かるというメリットもあります。

待ち合わせ場所は具体的に

レストランや貸し会議室などで直接待ち合わせをする場合は、その店の地図をあらかじめ先方に送っておきましょう。また、駅などで待ち合わせをしてから一緒に商談場所へ移動する場合には、「○○駅の北口改札口の前」など具体的な場所を決めておくようにしましょう。念のため、商談の前日に「明日よろしくお願いいたします」というように、確認の連絡を入れておくと万が一相手が忘れてしまっていたときでも安心です。

必ず自分が先に着くようにする

待ち合わせ場所へは必ず自分が先に着いて、相手の到着を待つようにしましょう。交通渋滞などを考慮して、待ち合わせ時間の30分前に着いているのが理想です。待っている間に商談内容の見直しや、商談の流れを確認することもできます。

商談時の席順についてのマナー

ビジネスパーソンとしてぜひ知っておきたいのが「席順」についてのマナーです。日本ではマナーとして目上の方や目下の人が座る場所がそれぞれに決まっていて、目上の人が座る席を「上座」、目下の人が座る席を「下座」と呼んでいます。では、実際に商談で使われる場所でのマナーについて具体的に見ていきましょう

会議室など

社内・社外問わずに会議室のような場所では、出入り口から遠い場所が「上座」、最も近い場所が「下座」となります。対面して座る場合には、出入り口から遠い方にクライアントや目上の方に座ってもらいましょう。

レストラン、洋室など

レストランや洋室の場合も、出入り口から最も遠い場所が「上座」です。出入り口側や人の出入りが激しい場所は落ち着かないため、「下座」とします。

和室

和室では床の間に近い場所、もしくは出入り口から最も遠い場所が「上座」となります。ただし、庭園が見えるような部屋では、景色がよく見える席を目上の方の席にしましょう。

商談時の時間についてのマナー

商談は相手の大切な時間を使って行っているものです。そのときの相手の態度や、雰囲気などによっては、思ったように商談が進まないこともあるでしょう。そんな場合でも、「もう少しお時間いいですか？」というように強引に話を進めようとするのは厳禁です。まずは商談をスタートさせる前に、どのくらい時間をもらえるのかを確認しておくようにしましょう。ただし、それはあくまでも目安であって、相手に急な仕事が入ってしまったり、トラブルが発生してしまったりするなど、予定よりも早く終わってしまうことも。また、予定の時間になったのに先方が気付いていない場合には、そのまま商談を続けるのではなく、しっかりとその旨を伝えるのが誠実です。

商談スペースを選ぶ際のポイント

商談を行う際には、場所選びも大変重要なポイントです。汚れた会議室を用意するなどはもってのほかですし、例え落ち着いた雰囲気であってもカフェはあまりおすすめできません。商談内容によってはほかの客に話していることを聞かれたくないこともあるでしょうし、情報漏洩のリスクもゼロではないからです。自社の会議室が空いていなかったり、先方の都合などでやむを得ず社外で商談を行う必要がある場合には、貸し会議室を利用するのもおすすめです。

商談が上手く進むと、お互いの印象はぐっと良くなるものです。上記の内容をしっかり把握した上で、必要に応じて貸し会議室を利用するなどして、社外での商談を上手にこなしていきましょう。

貸し会議室を商談スペースとして利用する際には、上記で説明している通り、落ち着いた雰囲気であることや情報漏えいのリスクを考えることが大切です。スペイシーでは商談スペースに最適な少人数用の会議室やプライバシーを守れる会議室・レンタルスペースをご用意しています。