会議に欠かせないアジェンダの作り方

「意見が出ない」、「時間がかかる」、「参加者が積極的に関わらない」など、効率の悪い会議やミーティングには共通の特徴があります。こうした問題を解決して、会議やミーティングを実りのあるものにするための効果的な方法が、会議のスケジュールや議事内容、検討課題などについてまとめた書類である「アジェンダ」の活用です。今回は、その作成方法について、詳しく解説していきます。

アジェンダの重要性

アジェンダというのは、会議のスケジュールや協議事項などを一覧にまとめた、いわゆる「進行表」のような書類のことです。働いている人であればよく耳にする言葉だと思いますが、なぜアジェンダを作ることが必要なのかご存知ですか？ 会議の際にアジェンダを作成する最大の理由は、「会議の趣旨や目的を明確にする」ということです。せっかく参加者の貴重な時間を削って会議を行っているのに、たびたび話が脱線してしまったり、不必要な報告が延々と続いてしまったりしては、参加者の集中力は途切れてしまい、本来なら活発に議論されるべき内容もなかなか意見が抽出できないということにもなりかねません。会議の前にアジェンダを作成して、あらかじめ参加者に配布しておけば、参加者は自分がどのような目的でそこに出席をするのか、どのような立場での意見を求められているのかを具体的に知ることができます。そして、意見を出すために必要な準備を事前に行うこともできるのです。大切な時間を無駄遣いせず、生産性の高い会議を行うためにも、アジェンダは不可欠なものであると言えるでしょう。

アジェンダに入れるべき内容

では、実際にアジェンダを作成する場合、どのような内容を盛り込めば良いのでしょうか。主な項目を詳しく見ていきましょう。

会議名

決定事項を報告する、アイデアを集める、問題点を解決するなど、会議の「目的」がひと目で分かるような会議名を付けるのがポイントです。

開催日時

会議がスタートする時間はもちろん、所要時間の目安も添えておくと参加者がスケジュールを調整しやすくなります。

開催場所

例え社内で行われる会議であっても、開催場所は明確にしておきましょう。

会議参加者

参加者が大人数の場合には必要ありませんが、少数の場合にはどのようなメンバーが参加するのかを事前に周知しておくと良いでしょう。特にベテラン社員の中に若手社員が入る場合には、事前に伝えておくことでしっかりとした準備をしておくことができます。

議題

アジェンダを作成する際に最も大切なのがこの部分です。何について話し合うのかが明確になっていない会議は話が脱線したり、無駄に時間を費やしてしまう傾向があります。会議の議題を分かりやすく明記しておくことで、参加者が意見をまとめておくこともできるでしょう。

アジェンダを作ったら行うべきこと

アジェンダを作成したら、会議の前に参加者へ配っておきましょう。そうすることで、参加者が会議の準備をすることができます。そして実際に会議がスタートしたら、冒頭でアジェンダの内容についてざっくりと説明するようにしましょう。話し合いたい項目、それぞれに使える時間などをしっかりと伝えることで、会議の全体像を参加者全員と共有し、スムーズな進行ができるはずです。

無駄な会議によって仕事の時間が奪われてしまうことほど、意味のないことはありません。「無駄な会議のせいで仕事がはかどらない！」なんて不満が社員から出てしまわないように、アジェンダを上手に活用して、有意義な会議やミーティングを行いましょう。